La operación de una empresa puede verse envuelta por una crisis y afectar tanto el potencial de escalar como perjudicar la viabilidad de los resultados operativos y financieros, dañando así la reputación ante colaboradores, clientes, aliados y proveedores.

Desafortunadamente nos encontramos en medio de una crisis mundial debido al coronavirus COVID-19, y por lo que sucede, puede complicarse aún más. Es por ello que en vez de paralizarnos como empresa, es mejor estar preparados y actuar.

En Bermúdez Abogados somos un despacho especializado en derecho laboral que busca satisfacer las diferentes necesidades de sus clientes en relación a materia laboral, contable y fiscal para su empresa.

Estos son 5 pasos claves que les ayudarán a enfrentar cualquier situación de crisis, definidos por Alma Beltrán maestra en dirección de comunicación corporativa por la Universidad de Barcelona (España):

#1 Convocar y organizar al equipo gestor de la crisis

Lo primero es reconocer la situación y coordinar al equipo de trabajo. Ellos son los expertos del negocio y en estos momentos es necesaria la operación y la gestión de la contingencia.

Este equipo debe incluir al líder de la empresa, una persona representante o con enfoque de recursos humanos, de finanzas, de producción y comercialización, alguien de mercadotecnia y comunicación.

Las principales funciones de este equipo son:

-Definir los riesgos, planes y lineamientos de acción.

-Estar atentos a los incidentes y velar para que se cumplan las políticas y acciones de comunicación.

-Realizar sesiones periódicas para analizar el estado de la situación y asegurar que se lleven a cabo los acuerdos y lineamientos.

-Mantener actualizados a los equipos clave de la organización.

-Comunicar de manera constante, simple y congruente a los colaboradores, clientes, proveedores, autoridades, etc.

En tiempos de crisis es necesario que las empresas se apoyen del valioso capital humano con el que cuentan, para atravesar esta situación y también para actuar durante el periodo de recuperación.

#2 Comunicación rápida y efectiva

Se requiere enviar un mensaje claro a sus públicos de interés, acerca de cómo están enfrentando la situación.

Y si aún no cuentan con un plan, lo más honesto es lo más creíble y contundente: informar que se están preparando para operar mejor durante la contingencia y que en breve informarán de los avances. Es importante destacar que, en todo momento y sobre todo en una crisis, el principal público y con mayor credibilidad son sus colaboradores. Ellos tienen mayor legitimidad que el CEO de la empresa.

Puede iniciar con un comunicado interno, ya sea escrito o un mensaje en sesión presencial u online, donde exponga la situación y los siguientes pasos que ha determinado para atender la contingencia. Eso les ayudará a entender sus decisiones, prepararse y hasta brindarles esperanzas. En la medida que confíen en usted -como líder de la empresa- y su estrategia, le ayudarán a replicar esa confianza al resto de tus públicos.

#3 Definir los escenarios y plan de acción

En equipo tienen que determinar los escenarios a enfrentar: de impacto bajo, medio y el crítico.

Esta sería una lista de los riesgos: financieros, recursos humanos, operativos, comercial, clientes, legal y reputacional. Y definan de cada uno las vulnerabilidades de su organización, es decir la incapacidad de la empresa para resistir cada riesgo. Evalúen su impacto y alcance.

A partir de los tres escenarios, desarrollen un plan de acción que les permita transferir, eliminar, asumir el riesgo o implantar una medida preventiva o de mitigación de cada riesgo.

Beltrán sugiere concentrarse en las consecuencias de mayor impacto que tendrán que enfrentar, qué mercados se afectarán más, cómo están reaccionando sus clientes, sus competidores y la industria, qué eficiencias puede implementar en la operación. Podría encontrar simplificaciones y ahorros significativos, o descubrir que hay clientes que requieren una mayor cantidad de servicios.

Si su preocupación y prioridad son sus colaboradores, el dejar de operar por tantos días significa un impacto financiero importante para pagar sueldos y gastos. Un enfoque podría ser buscar nuevas fuentes de financiamiento, consultar a un amigo experto en finanzas que le sugiera otras opciones.

Revisar el balance de su empresa e identificar dónde se concentran los mayores gastos, e ingresos, qué deudas tiene y de ahí analizar objetivamente dónde será el impacto económico en su negocio. Diseñar acciones para mitigar el impacto, como por ejemplo hacer acuerdos de pago con sus proveedores y por qué no hablar con su arrendador para hacer pagos parciales. En tiempos de la contingencia es necesario apoyarse mutuamente.

#4 Comunicar de manera eficaz y oportuna

Desarrollar un plan de comunicación de acuerdo con su plan de acción. Integrar a sus públicos de interés (colaboradores, clientes, proveedores, autoridades, etc.). Definir un mensaje simple y congruente para transmitir a cada uno de ellos.

Concéntrese en lo que sea importante para sus clientes. Comunicar sus nuevas medidas de sanidad, o cómo están reforzando los protocolos de servicio o producción, ayudará a generar confianza.

Es muy importante que tome en cuenta las reglas básicas de la comunicación en tiempos de crisis:

a) Decir la verdad genera confianza en el corto y largo plazo.

b) Mostrar empatía, escuchar a sus públicos, ellos le van a corresponder igual. Empiece con sus colaboradores, ya que son sus principales embajadores y replican sus acciones.

c) En medio de las crisis, la población es más sensible. Revise sus campañas promocionales, mensajes en redes sociales, etc. de su negocio. Por la preocupación del momento, podríamos olvidar la supervisión de la comunicación que estamos enviando al cliente, y los mensajes podrían ser contraproducentes.

d) Acción también es comunicación. No sólo hay que decir que estamos actuando con responsabilidad o con protocolos sanitarios, sino que eso se debe percibir.

e) Fortalecer los vínculos con sus proveedores, con el gremio empresarial o porque no con la competencia. Todos estamos siendo afectados y organizando frentes comunes podemos gestionar recursos o promover iniciativas de impacto positivo para nuestro sector.

f) Actuar y comunicar rápido. No hay peor comunicado o mensaje tan perfecto que quede guardado en el disco duro y no llegue a su receptor. Un mensaje efectivo y oportuno puede hacer la diferencia de cómo le perciben sus colaboradores, clientes o aliados.

#5 Monitorear las señales

Desde el primer día, es relevante contar con un monitoreo de noticias (offline y online) e indicadores que nos permitan evaluar de manera constante las señales internas y externas como: el entorno económico, político y social, nuestra industria, nuestra empresa, y temas de coyuntura. Cree un tablero de control para una toma de decisiones efectiva.

Seleccione los medios de mayor credibilidad, escuche las instituciones internacionales y nacionales calificadas en el tema. Aprenda de las experiencias de otros países que nos llevan ventaja en enfrentar la contingencia. Verificar siempre la fuente así como confirmar los datos. Que eso sea parte de sus procedimientos y enseñe a sus colaboradores a hacerlo.

Sabemos que las crisis no se pueden evitar, pero si podemos gestionarlas y mitigar su impacto. Entonces, manos a la obra.

Ante cualquier duda, con todo gusto en Bermúdez Abogados se la resolvemos. Puede comunicarse con nosotros al WhatsApp 55 5415 1674, al teléfono 5574 2428 o bien al correo electrónico info@bermudezabogados.mx y podrá recibir una asesoría laboral gratuita.

Fuente: Entrepreneur