17 Feb Claves para crear un ambiente laboral más productivo

Hay una gran variedad de factores que pueden influir en la productividad de los empleados, pero nada tiene mayor impacto que el entorno laboral. Después de todo, puede afectar las decisiones que tomamos, el humor e incluso la salud física.

El ambiente laboral en el que trabajamos todos los días es muy importante. En los negocios, en los que se trata de optimizar todo, debe asegurarse que el ambiente laboral y las condiciones que hay estén optimizadas para mejorar la productividad. Esta preparación no tiene que ser un trabajo abrumador, pero sí requerirá de ciertos elementos.

Bermúdez Abogados es un despacho especializado en derecho laboral con más de 35 años de experiencia asesorando a empresas y particulares.

#1 Crear una cultura de productividad

El entorno laboral de los empleados no sólo incluye la ubicación física y las condiciones, también tiene que ver con los procesos y procedimientos. Con eso en mente, lo primero es empezar por crear una cultura laboral que adopte el principio de la productividad.

Estas son algunas sugerencias de DeskTime que puede implementar:

-Determinar los objetivos para entender el propósito de todo lo que haga. Comunicar esos objetivos de manera precisa a su equipo.

-Fomentar la colaboración entre el equipo. Puede promover una mayor cooperación con sesiones de “lluvia de ideas” así como teniendo documentos colaborativos compartidos.

-Apoyar al equipo permitiéndoles tomar descansos breves.

-Considerar cambiar el ambiente o las rutinas.

-Proveer herramientas, recursos y educación para que todos puedan hacer su trabajo.

#2 Hacer de la administración una prioridad

Una buena planificación y administración de la agenda es la única forma de hacer que el equipo trabaje a su mejor capacidad. Además, evitará que la gente desperdicie su tiempo.

Afortunadamente, crear un buen calendario de tareas no es tan estresante si sigue estos pasos:

-Muchas oficinas asignan a una sola persona a cargo de los calendarios compartidos para evitar conflictos.

-Reducir la cantidad de tareas de los miembros del equipo para que sean manejables y realistas.

-Utilizar códigos de colores en el calendario para ayudarles a diferenciar los diferentes eventos y tareas.

-Bloquear tiempo para que cada persona en la oficina pueda trabajar sin interrupciones.

-Establecer periodos de tiempo de descanso entre reuniones.

-Organizar reuniones más cortas y productivas, asegurando de que cada junta es realmente necesaria.

-No agregar eventos de último minuto al calendario grupal.

-Incluir feriados y descansos para que no haya confusiones con los tiempos de entrega.

-Revisar el calendario constantemente y hacer los ajustes necesarios.

-Se pueden usar herramientas como Google Calendar, Microsoft Calendar, Apple Calendar, Calendly, ScheduleOnce o Calendar para fomentar la colaboración. Limitar el número de herramientas para evitar confusiones entre el equipo.

#3 Rediseñar la oficina

El ambiente físico y las condiciones del lugar donde los empleados trabajan tienen un papel importante en la productividad, así que puede ser momento de hacer esa renovación que tenía planeada desde hace tiempo. Aquí algunas de las áreas en las que se debe enfocar:

-Permitir que entre tanta luz natural como sea posible.

-Elegir los colores correctos para la oficina. Por ejemplo, el amarillo es ideal para la creatividad mientras que los colores neutros son más relajantes.

-Acomodar plantas en todo el espacio y permitir que el equipo decore sus escritorios y espacios personales como les guste.

-Crear un diseño ergonómico para evitar que los empleados se lesionen trabajando.

-Crear espacios diferentes para las tareas que se hacen en la empresa. Por ejemplo, las áreas casuales son buenas para socializar y leer, mientras que los cubículos otorgan privacidad para cuando se requiere concentración.

-Mantener la temperatura entre 22 y 25º C.

-Agregar un aromatizante ligero. Los de aroma cítrico producen 54 por ciento menos errores en el trabajo.

#4 El espacio se debe mantener limpio y organizado

No pasa nada si hay un poco de desorden, sin embargo, no debería excederse. Mantener el espacio limpio y organizado no sólo ahorra tiempo a la hora de encontrar cosas, sino que evita que la mente se convierta en un caos. Una oficina ordenada también es mejor para la salud.

#5 Identificar y reducir las distracciones

Todas las oficinas tienen distractores, desde notificaciones en el teléfono hasta trabajadores con voces altas o reuniones con mucha gente. Es necesario darse el tiempo para identificar lo que puede distraer al equipo. Una vez detectadas estas áreas problemáticas, se deben buscar soluciones para evitarlas.

#6 Herramientas, equipo y recursos necesarios

Es imposible realizar bien las tareas cuando no se cuenta con las herramientas, el equipo o los recursos necesarios. Esto es vital para poder solucionar cualquier situación sin tener que pasar por un proceso burocrático.

#7 Enfocarse en la salud

Cuando hacemos ejercicio, comemos y descansamos bien, tenemos la energía y la concentración necesarias para trabajar. Ayude a sus empleados a hacer lo mismo facilitando un programa de bienestar, o poniendo snacks saludables en la oficina, y no enviándoles correos 24/7.

#8 Abrazar el poder de la positividad

Un ambiente laboral feliz y positivo equivale a uno productivo. Eso sucede sí:

-Les da una retroalimentación positiva

-Agradece por el trabajo que todos hacen

-Celebra pequeñas victorias y eventos como cumpleaños

-Se divierten en la oficina

-Sonríe y saluda a sus empleados cada día

-Practica la inclusión

-Hace actos de amabilidad y generosidad

-Mejora su inteligencia emocional para responderles asertivamente

En Bermúdez Abogados somos un despacho especializado en derecho laboral que busca satisfacer las diferentes necesidades de sus clientes en relación a materia laboral, contable y fiscal para su empresa. Puede comunicarse con nosotros al WhatsApp 55 5415 1674, al teléfono 55 5574 2428 o bien al correo electrónico info@bermudezabogados.mx y podrá recibir una asesoría laboral gratuita.

Fuente: Entrepreneur