13 Dic Cómo terminar con la «juntitis» todo y pandemia

Las reuniones, tanto virtuales como presenciales, agotaron al 68% de la fuerza laboral. Muchas de estas juntas, en ocasiones, son improductivas porque no cuentan con planeación, protocolo o los perfiles correctos. Durante la pandemia este fenómeno organizacional incrementó, según el Índice de Tendencia Laboral de Microsoft Work Lab, en un 148% el tiempo destinado a reuniones virtuales.

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El agotamiento por “juntitis” se combina con un sentimiento de improductividad y al mismo tiempo, impide que las personas concilien de mejor manera su vida laboral con la personal. En resumen, el abuso de esta herramienta produce un mal estado de ánimo en la organización.

De acuerdo con la consultora Brújula Interior, esta es la guía para evitar la “juntitis”:

Reuniones justificadas. Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que las justifique, y quien convoque deberá planificar una agenda de trabajo y enviarla con anticipación a los asistentes.

Perfiles de invitados. No todos los invitados a la reunión son indispensables para tomar decisiones, en ocasiones hay personas que están en la junta sólo por si se requiere un dato.

Objetivos claros. Terminar la reunión cuando se hayan alcanzado los objetivos y, de ser necesario, programar otra junta, pero asegurándose de respetar el horario y la agenda.

Retroalimentación. Evitar las presentaciones tipo “monólogo”; mostrar apertura y no estar siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, las juntas deben volverse opcionales y hacer que cada participante tenga un rol activo.

Mensajes claros. Durante una reunión virtual debe invitarse a los oyentes a que describan cómo se está recibiendo el mensaje, además de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien está dirigiendo la reunión.

Horario establecido. La junta debe empezar a la hora establecida y con un tiempo máximo de duración de una hora. Esto es importante para asegurar que los asistentes se mantengan enfocados, motivados y comprometidos con los objetivos.

Síntomas de exceso de juntas en las empresas

El fenómeno de “juntitis” acaba desencadenando en conflictos, insatisfacciones y hasta frustración en una organización.

Las señales de que una organización padece de juntitis son:

1/ Juntas para terminar las juntas. Es decir, antes de finalizar la reunión se programa la siguiente para finalizar con los temas que no se alcanzaron a abordar.

2/ Cuando las personas están somnolientas, aburridas o distraídas durante la conversación.

3/ La irritabilidad o poca disposición a participar son síntomas de que las reuniones son molestas.

4/ Las reuniones se programan sin previo aviso y sin planificación.

La atención a este síndrome es importante si consideramos que el 78% de las personas aseguró que no puede desconectarse de su trabajo, según el estudio de Awards of Happiness.

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Fuente: El Economista

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