14 Sep Consejos para lograr reuniones de trabajo efectivas

La “juntitis” es un síndrome totalmente generalizado en las organizaciones. El proceso para resolver un problema parte de la habilidad de comunicación; de hecho, la palabra problema se divide en dos: pro (hacia) y lema (decir).

Una junta da la posibilidad de generar un puente de comunicación para resolver un problema, pero el obstáculo se presenta cuando la gente no sabe cómo dirigirla de manera efectiva.

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Una mala junta impacta en el ánimo del personal

En algunas empresas, las personas que convocan las juntas y las que las dirigen lo hacen de manera inapropiada, no tienen un protocolo, ni un método, ni un objetivo claro. Y eso, justamente, es lo que genera el abuso de este recurso, que es a lo que llamamos “juntitis”; es decir, abusar de esta herramienta provoca no solamente que no sea efectiva, sino que sea, inclusive, perjudicial.

Frecuentemente, los colaboradores de una organización sienten que las juntas les restan productividad; es decir, sienten que por estar en tantas juntas, no pueden dedicar su tiempo a lo que deben resolver en su día a día y eso va colapsando su agenda. En ocasiones, salen tarde de trabajar por asistir a juntas interminables, sintiendo además que no aprendieron ni les aportó nada; únicamente lograron retrasar las actividades que tenían programadas para ese día. Esto genera un estado de ánimo negativo entre los colaboradores, ya que provoca también que su vida personal se vea afectada, lo que les produce enojo.

Lo más valioso que tiene el ser humano es el tiempo, y cuando ese tiempo no se capitaliza de forma apropiada,  sentimos que estamos perdiendo el tiempo. Y si, adicionalmente, vemos que en la reunión nos regañaron públicamente, la junta además de inútil, es tóxica y eso le pega directamente al ánimo de los profesionistas.

¿Cómo evitar caer en juntas improductivas?

Lo primero que tenemos que preguntarnos es cuál es el objetivo que queremos lograr y si éste se puede alcanzar con un solo mensaje, llamada o correo electrónico; o sea, analizar si es necesario que nos reunamos.

#1 Objetivo

Tener muy claro el foco o el objetivo de la reunión. Es decir, después de esta junta habremos logrado ¿qué cosa? Eso es lo primero que debemos definir.

#2 Registro

Tiene que haber una persona que lleve un registro del objetivo de la junta, de los participantes, de la fecha y de los acuerdos que se alcanzan. Alguien que se haga cargo de la minuta, escriba el tema que se abordó en la reunión y los acuerdos que se alcanzaron. Llevar una minuta de la junta es trascendental para que la junta tenga continuidad.

Esta persona tiene que documentar fundamentalmente los siguientes elementos: qué se quiere lograr, cuándo se podrá, cómo hacerlo y de qué forma le vamos a dar seguimiento.

#3 Timekeeper

Además debe haber alguien que mida el tiempo que debe llevar cada una de las fases de la junta; alguien que, a partir del objetivo de la reunión, esté al pendiente de que todos los participantes den sus puntos de vista, de los subtemas que se abordan, y avisando de los minutos que restan para terminar con las fases de la junta, así como el tiempo para que ésta finalice.

#4 Parking lot (para no perder el foco de la reunión)

Es lo que se hace cuando en la reunión sale un tema que no está programado para esa reunión. En este sentido, la persona que lleva la minuta está a cargo de anotarlo y transmitir a los participantes que, eventualmente, ese tema se va a discutir en otra ocasión, ya que no forma parte del objetivo de esa junta.

Ése es el denominado parking lot, la persona lo anota y se regresa al tema original. Además, seguramente ese otro tema que salió lo van a resolver nada más dos de las personas que están ahora en la junta, que son los responsables de resolverlo y de tomar esa decisión. De no atenderlo, hace que empecemos a desviarnos, por lo que una junta que iba a durar una hora, finalmente dura dos horas y media; además, no se logró el objetivo y todos salen con un montón de inquietudes.

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Fuente: Capital Humano