04 Nov Consejos para responder de manera profesional un correo electrónico

En la actualidad y en la mayoría de trabajos, interactuamos con compañeros de trabajo, clientes o ambos. Eso significa que necesitamos comunicarnos. La forma más popular de comunicación escrita, en la mayoría de empresas, es el correo electrónico. Y parece que ha llegado para quedarse. Desde hace muchos años que lo utilizamos, por lo que es fácil tratarlo a la ligera. Y este es un gran error.

En Bermúdez Abogados somos un despacho especializado en derecho laboral que busca satisfacer las diferentes necesidades de sus clientes en relación a materia laboral, contable y fiscal para su empresa.

La forma en que nos comunicamos con otras personas dice mucho de nuestro carácter personal, inteligencia y confiabilidad.

Por eso, es necesario revisar los correos electrónicos antes de enviarlos para no cometer errores. Estos son algunos puntos a tener en cuenta que esperamos, le sean de gran utilidad.

#1 Responder con prontitud

Seguramente alguna vez ha enviado un correo electrónico a alguien y obtuvo una respuesta tres o cuatro días después. Esto da muy mala imagen ya que parece que no quiera responder por pereza, a la vez que no respeta a la persona que le envió un correo electrónico.

Si se encuentra desbordado por una gran carga de trabajo y no puede manejar otra solicitud, es necesario que se tome un minuto para enviar una respuesta al menos antes del final del mismo día. Enuncie brevemente su situación de carga de trabajo y que atenderá la solicitud lo antes posible.

Reconocer un correo electrónico de manera rápida muestra que valora a la otra persona. Las personas que se sienten valoradas son más propensas a mostrarse especialmente atentos también al recibir sus solicitudes.

#2 Establecer un tono cortés

Cuando habla con alguien en persona, puede interpretar señales de lenguaje corporal y escuchar el tono de voz. No es así con la comunicación escrita.

Para sus correos electrónicos, debe establecer un tono cortés consistente que sea agradable pero no excesivamente informal. También le recomendamos que ante correos electrónicos difíciles, a veces puede ser mejor abordar el tema en persona en lugar de responderlos.

Es necesario cuidar el humor. No todas las personas pueden tener su sentido del humor o apreciarlo. Un solo correo electrónico enviado con una broma o sarcasmo que un destinatario considere ofensivo puede arruinar su reputación, o incluso su carrera.

#3 Tener en cuenta el apartado “asunto”

Las líneas de asunto de los correos electrónicos brindan una excelente oportunidad para enunciar a sus destinatarios por qué les está enviando cierta información por correo electrónico.

Una línea de asunto relevante y obvia puede ayudar a sus destinatarios a priorizar su correo electrónico entre una gran lista de otros. Es una cortesía que puede mostrarles, y la cortesía es parte de una buena comunicación.

#4 Saludar

Un saludo cálido pueden ayudar mucho a construir relaciones positivas con otras personas. Esto se aplica a tanto a las relaciones personales como comerciales.

Al igual que una línea de asunto es informativa, un saludo es una cortesía. Tómese el tiempo para hacerlo. Vale la pena.

#5 Buena ortografía y puntuación

Puede enviar muchos correos electrónicos todos los días, pero cada uno de ellos es un reflejo de sus habilidades de comunicación y su profesionalidad.

Una vez que haga clic en enviar, no hay vuelta atrás. Por lo tanto, revise sus correos electrónicos y use la función de revisión ortográfica. Tarda unos pocos segundos extra y puede evitar confusión para los destinatarios de su correo electrónico.

Con estas pautas, estamos seguros que mejorará de manera exponencial la comunicación por correo electrónico con clientes y compañeros de oficina.

Su reputación también se verá asegurada gracias a la asesoría legal que le brindamos en Bermúdez Abogados para su empresa en derecho laboral.

Puede comunicarse con nosotros al WhatsApp 55 5415 1674, al teléfono 55 5574 2428 o bien al correo electrónico info@bermudezabogados.mx y podrá recibir una asesoría laboral gratuita.

Fuente: Human Performance